Dans le cadre de la législation instaurée par la loi Warsmann depuis 2012, tout employeur est obligé de soumettre des informations relatives à la situation professionnelle de ses employés. Cette obligation est généralement réalisée via des dispositifs tels que la DSN, nécessitant l’utilisation d’un logiciel de paie. Cependant, si l’accès à cet outil informatique n’est pas disponible, différentes alternatives peuvent être envisagées pour se conformer à cette exigence légale. Quelles sont les démarches à suivre dans ce cas précis ?
Qu’est-ce que la DSN ?
La DSN ou la Déclaration Sociale Nominative est un document en ligne qui s’obtient à partir de la fiche de paie. Cette déclaration se fait chaque mois et recense diverses informations relatives aux employés au sein d’une entreprise. Pour les petites entreprises, l’usage d’un service de paie pour tpe est crucial pour une gestion efficace des rémunérations des salariés. En règle générale, l’accès à la DSN requiert l’utilisation d’un logiciel spécialisé de gestion de paie.
Pourquoi faire la DSN ?
La Déclaration Sociale Nominative est une démarche obligatoire et réglementée. De plus, la DSN joue différents rôles et présente des avantages à savoir :
- Le paiement des cotisations sociales : La DSN facilite le processus de paiement des cotisations sociales en fournissant aux organismes concernés les informations nécessaires de manière automatisée ;
- La transmission d’informations aux organismes sociaux : Elle informe les organismes sociaux (France Travail, Pôle Emploi, l’Assurance Maladie, les mutuelles santé, les régimes de retraite) sur la situation professionnelle des salariés, ainsi que sur leurs données de paie ;
- La réduction des risques d’erreurs et de fraudes : En automatisant la transmission des données, la DSN contribue à minimiser les risques d’erreurs et de fraudes associés au paiement des cotisations sociales ;
- Le remplacement de nombreuses déclarations sociales : La DSN remplace plus de 40 déclarations sociales distinctes, simplifiant ainsi considérablement les démarches administratives pour les employeurs ;
- La transmission fiable et sécurisée des données : La DSN garantit une transmission des données fiable et sécurisée grâce à des protocoles de sécurité stricts, ce qui réduit les risques de perte ou de divulgation non autorisée des informations.
DSN sans logiciel de paie : Comment faire ?
Pour les entreprises qui ne disposent pas d’un logiciel de paie au sein de leur service des ressources humaines, d’autres options peuvent être explorées. Généralement, ce sont les Très Petites Entreprises (TPE) qui sont confrontées à cette situation, compte tenu de leurs contraintes financières. Voici quelques démarches à suivre :
Se tourner vers l’URSSAF
L’URSSAF propose des services gratuits en remplacement des logiciels de paie. Pour en bénéficier, l’employeur doit fournir le numéro SIRET de l’entreprise. Plusieurs services sont disponibles :
- Le Titre Emploi Service Agricole (TESA) génère des bulletins de paie pour les employés ainsi que la DSN destinée aux divers organismes ;
- Le Titre Emploi Service Entreprise (TESE) prend en charge la création et la déclaration de la DSN à partir des informations fournies par l’employeur. Il s’adresse aux entreprises relevant du régime général ;
- L’Impact Emploi Association (IEA) convient aux entreprises externalisant leur gestion administrative. Cette option implique un accord financier entre les deux parties et la signature d’une convention ;
- Le Chèque Emploi Associatif (CEA) est un service en ligne gratuit destiné aux fondations.
La MSA
La Mutualité Sociale Agricole propose également aux TPE une assistance pour la déclaration de la DSN, qu’elle transmet ensuite aux organismes fiscaux et sociaux. Cette option couvre les contrats de courte durée (de 3 mois ou plus), y compris les Contrats à Durée Déterminée (CDD), mais exclut les contrats de particuliers.
Utiliser un outil de saisie en ligne ou un e-portail
Il est possible d’opter pour des outils en ligne de saisie de DSN. Cette méthode nécessite généralement une vérification manuelle des informations et l’envoi du fichier par un système de Machine-to-Machine. Certains portails en ligne proposent également des solutions adaptées aux différents secteurs d’activité de l’entreprise.
