La dématérialisation est une tendance qui s’impose aux petites et grandes entreprises. Pour la mettre en œuvre dans votre PME, l’adoption des solutions GED est une étape incontournable. Quelles sont les stratégies à utiliser pour faciliter leur intégration au sein de votre structure ? Nous vous présentons quelques conseils pratiques pour réussir la transition vers le numérique.
Les avantages de la dématérialisation pour votre PME
La dématérialisation consiste à transformer les documents physiques en fichiers numériques. De nombreuses PME mobilisent des salles entières pour stocker des dossiers alors que l’archivage en ligne permet de gagner de l’espace. Vous bénéficiez d’une plateforme avec une grande capacité pour sauvegarder vos fichiers.
La dématérialisation facilite la transmission et le partage des informations entre les collaborateurs de l’entreprise. Les solutions de gestion en ligne des documents ont des fonctionnalités spécifiques pour la création et la modification des fichiers numériques. Le personnel ou service concerné peut accéder aux données à tout moment.
Le stockage de dossiers dans les salles physiques est risqué. Vos archives peuvent se perdre en cas de sinistre (inondation, vol, incendie) ou de déménagement. La dématérialisation garantit la sécurité et la pérennité des données.
Avec les logiciels de gestion, vous suivez toutes les opérations effectuées sur les documents grâce aux notifications et à l’historique. Cette traçabilité des actions évite les pertes et améliore la communication entre les collaborateurs de services différents.
Enfin, la dématérialisation permet de réduire les dépenses de votre PME. Avec une solution GED comme le logiciel Zeendoc, vous économisez sur les dépenses liées à l’achat des fournitures (encre, papier, imprimantes, photocopieuses…).
Évaluez les besoins de votre entreprise en matière de documents
Avant la mise en place d’une solution GED, évaluez les besoins de l’entreprise en matière de stockage et de gestion des documents. Vous devez connaitre la quantité et la nature des fichiers que votre solution doit traiter :
- contrats,
- rapports,
- factures,
- bulletins de paie,
- pièces comptables…
Évaluez aussi les opérations associées à ces éléments (création, consultation, archivage). Considérez l’automatisation des processus, le classement et l’indexation des dossiers numériques. Cela permet d’obtenir une GED structurée qui convient au mode de fonctionnement de votre PME. Vous évitez ainsi les doublons et les pertes de temps.
Pour réussir la dématérialisation, tenez compte des exigences de sécurité et de conformité liées aux documents. Certains fichiers contiennent des informations confidentielles qui nécessitent un niveau de sécurité élevé et des contrôles d’accès. Ils peuvent également être soumis à des réglementations spécifiques en matière de stockage et de conservation. La compréhension des exigences de conformité et de protection permet de choisir une solution de gestion qui assure l’intégrité des documents.
Choisissez la solution GED adaptée à votre entreprise
Pour trouver une solution GED adaptée à votre entreprise, prenez en compte les fonctionnalités et les avis d’utilisateurs. Faites-vous accompagner par un partenaire qui comprend bien votre métier et vos défis quotidiens.
Les fonctionnalités de l’outil GED
Assurez-vous que l’outil correspond à vos processus métier et à votre secteur d’activité. Les besoins d’une entreprise de BTP sont par exemple différents de ceux d’un cabinet juridique. Identifiez les attentes en matière de protection. Privilégiez les solutions GED propres à votre domaine, comme la finance, la santé ou le droit…
De plus, l’outil doit être intuitif pour favoriser une adaptation rapide de vos collaborateurs. Avec certains éditeurs, vous pouvez profiter des périodes d’essai ou versions gratuites. Cela permet de tester les fonctionnalités de base comme la gestion des accès, la numérisation de documents et l’indexation. Assurez-vous que votre solution propose une option pour la collaboration et le partage.
Recherchez des outils GED compatibles avec les autres applications de l’entreprise (ERP et CRM). Vos collaborateurs profitent d’un unique répertoire numérique pour réaliser leurs différentes opérations.
L’assistance et les avis d’utilisateurs
Sélectionnez une solution GED avec une assistance intégrée pour bénéficier d’une prise en charge en cas de problème. Comparez le temps de réponse et la disponibilité du service des éditeurs. Consultez les avis d’utilisateurs sur les plateformes des éditeurs pour choisir votre outil. Cela vous donne un aperçu de la qualité de leur service ainsi que du support client. Privilégiez les entreprises qui proposent une prestation évolutive et des mises à jour régulières de la solution GED.
Quelles stratégies pour la transition vers le numérique dans votre PME ?
Pour réussir la transition vers le numérique dans votre PME, identifiez les processus existants et les défis rencontrés avec les systèmes de gestion actuels. La compréhension de vos besoins est nécessaire pour dématérialiser les opérations.
Impliquez les employés des différents services, responsables informatiques et dirigeants de l’entreprise dans votre stratégie. Cela permet d’avoir plusieurs points de vue et d’assurer une transition facile vers les solutions GED. De plus, déployez vos actions dans un département spécifique de votre PME. Cette approche permet d’expérimenter les fonctionnalités de l’outil dans un environnement contrôlé et d’identifier les difficultés.
Après l’installation de la solution GED, évaluez régulièrement les progrès et les résultats. Surveillez les performances du système et collectez le feedback des utilisateurs pour déterminer les éléments à améliorer.
Discutez avec votre éditeur des modifications que vous souhaitez apporter à l’outil et choisissez une option pour sa maintenance. Grâce à cette méthode, vous vous assurez que la solution est adaptée à l’entreprise. Comptez en moyenne cinq mois pour bénéficier d’une transition numérique optimale dans votre PME.
Formez votre équipe sur les nouvelles pratiques documentaires
L’installation d’une solution GED entraine des changements dans l’organisation du travail. Pour préparer vos collaborateurs aux nouvelles pratiques documentaires, expliquez-leur les objectifs du projet. Mettez en avant les avantages de la dématérialisation et recueillez les besoins.
Vous devez ensuite les former à la prise en main du logiciel. Établissez un programme structuré adapté aux besoins spécifiques de chaque membre de l’équipe. Les sessions en ligne, ateliers pratiques et séances en présentiel sont des options courantes pour la formation. Créez des modules qui couvrent tous les aspects de la GED tels que la gestion des documents et les bonnes pratiques en matière de sécurité.
Encouragez la participation active des collaborateurs pendant les sessions de formation. Cela renforce leur compréhension et leur maitrise des nouvelles pratiques documentaires. Organisez des séances spéciales pour tester la prise en main de l’outil dans des scénarios réels.
Pour assurer une bonne transition vers les solutions GED, faites un suivi des performances de votre personnel sur plusieurs semaines. Avec une bonne conduite du changement, vous faites adhérer les collaborateurs au projet de transformation numérique et vous évitez la baisse de productivité.
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