La bonne tenue de la trésorerie d’une entreprise est importante pour la survie de cette dernière. Pour que les finances de la société se portent bien, il est important que les factures soient payées dans le temps. C’est pour cette raison qu’il est nécessaire de relancer un client pour le pousser à recouvrir ses créances.
Dans quel cas une facture est considérée comme impayée ?
Lorsqu’une entreprise fournit des biens ou des services à un client, elle émet une facture spécifiant le montant dû et la date limite de paiement. Si le client ne règle pas la facture dans les délais convenus, la facture devient alors impayée. Généralement, les entreprises mettent en place des procédures de relance, telles que l’envoi de rappels ou de lettres de relance, pour inciter le client à régler la dette. À ce propos d’ailleurs, vous pouvez trouver un modèle de lettre de relance sur internet et le personnaliser selon les besoins.
Comment rédiger une lettre de relance pour une facture impayée ?
Rédiger une lettre de relance pour une facture impayée nécessite une approche professionnelle tout en restant courtois. Ci-dessous, les mentions que doit contenir une lettre de relance dite lettre de recouvrement de créances :
- La date et l’heure ;
- L’objet de la lettre ;
- L’inscription de la date de la facture ;
- Le renseignement du numéro de la facture ainsi que son montant ;
- Le rappel de la date à laquelle la créance devait être remboursée ;
- Une injonction de payer la dette dans les plus brefs délais ;
- En pièce jointe, une copie de la facture ;
- Les démarches judiciaires qui pourraient être prises en cas de non-paiement de la créance.
Quand songer à une lettre de relance ?
L’entreprise peut choisir d’opter pour une lettre de relance après avoir tenté de joindre le client par téléphone ou par courrier. La lettre de relance est une manière plus officielle de se faire entendre par le client. Cependant, que ce soit par appel téléphonique ou par lettre, vous devez maintenir un ton non agressif et respectueux. La lettre de relance est en effet un moyen de pression pacifique. C’est un moyen de garder une bonne relation entre la clientèle et l’entreprise.
Combien de lettre de relance faut-il envoyer au client ?
Tout dépend de la politique de l’entreprise. En ce qui concerne la réglementation, il n’existe pas un nombre défini de lettres à envoyer à un client qui ne veut pas payer sa facture. Certaines entreprises peuvent se limiter à une seule lettre tandis que d’autres peuvent aller à deux.
Quelle est la prochaine étape après la lettre de relance ?
La lettre de relance devrait suffire pour que le client rembourse sa dette à la nouvelle date fixée. Dans le cas où il marque un refus, la prochaine étape pour recouvrer cette créance financière est la lettre de mise en demeure. La lettre de mise en demeure permet de signifier au client qu’un recours au tribunal peut être envisagé. Elle est vue comme une lettre d’avertissement avant d’engager des poursuites judiciaires.
Engager des poursuites judiciaires en cas de non-paiement
Dans le cas où les démarches amiables s’avèrent infructueuses, vous pouvez choisir de passer à la vitesse supérieure en saisissant les autorités judiciaires. Il existe diverses méthodes pour atteindre votre objectif comme le référé provision, l’injonction de payer ou encore l’assignation en paiement. Toutes ces procédures peuvent nécessiter des frais de constitution de dossier et de procédure. De plus, ce sont des méthodes qui peuvent être chronophages. Il faudrait choisir convenablement la méthode la plus adaptée avant d’intenter une quelconque action.
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